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Comprendiendo SAP

¿Qué es SAP?

SAP es un sistema ERP avanzado que almacena y conecta información clave del negocio, como finanzas, compras, inventario, proyectos y operaciones, en un solo lugar, asegurando que todos trabajen con los mismos datos actualizados.

¿Por qué estamos trasladando nuestros sistemas a SAP?

Hoy en día, nuestro negocio depende de múltiples sistemas desconectados. Esta falta de integración puede provocar retrasos y errores de datos. SAP proporcionará mayor precisión, procesos estandarizados y un intercambio de datos en tiempo real para apoyar el crecimiento.

¿Qué ocurre con el antiguo sistema ERP?

Se eliminará progresivamente y los datos históricos se almacenarán según sea necesario.

Cronología y despliegue

¿Cuándo ocurrirá el cambio?

La transformación SAP se está desplegando en fases. Las fechas exactas de corte se compartirán cuando estén disponibles.

¿Cuándo entra SAP en marcha?

El primer Go-Live es el 6 de agosto de 2026 a las 6:00 AM. Esto cubre las operaciones del tío Wally y las asociadas. SAP se está desplegando en fases a lo largo de Give & Go, no todo de golpe.

¿Todos salen el 6 de agosto?

No. El 6 de agosto se aplica solo a la casa del tío Wally. SAP se está desplegando en fases a lo largo de Give & Go:

• Oleada 1 – Uncle Wally’s: 6 de agosto de 2026
• Oleada 2 – Frozen: octubre de 2026
• Ola 3 – Kits: diciembre de 2026
• Ola 4 – Desarrollo Integrado de Producto (IPD), Planificación Integrada de Negocio (IBP), Gestión y Control de la Demanda (DMC) y todas las funciones: julio de 2027

Si tu puesto no apoya al de Uncle Wally’s hoy, no hay cambios en tu trabajo ahora mismo. Recibirás comunicación, formación y apoyo con mucha antelación a tu oleada.

¿Me afecta?

¿Cómo sé si formo parte de la Primera Oleada?

Formas parte de la Oleada 1 si:

• Tu puesto diario apoya las operaciones del tío Wally, ya sea que estés en el del tío Wally o apoyes esas operaciones desde otra ubicación.
• Vas a asistir a la formación SAP en junio.
• Tu jefe ha hablado contigo sobre la primera oleada o unirte a la formación en junio.

Si tienes dudas, pregunta a tu jefe.

¿Qué significa para mí el Go-Live si estoy en la Primera Oleada?

A partir del 6 de agosto, completarás tu trabajo en SAP en lugar de en las herramientas y sistemas actuales. Algunos procesos pueden sentirse diferentes al principio a medida que te acostumbras a nuevas pantallas y pasos. Equipos de soporte dedicados, expertos en la materia de Give & Go y nuestros socios de implementación estarán disponibles antes, durante y después de la puesta en marcha para responder preguntas y resolver problemas rápidamente. No vas a afrontar esto solo.

¿Y si no formo parte de la Primera Oleada?

No se requiere ninguna acción por tu parte ahora mismo. Nada en tu trabajo diario cambia el 6 de agosto. Cuando se acerque tu oleada, recibirás aviso previo, formación y apoyo antes de que cualquier cambio afecte a tu puesto.

¿Cómo afectará este cambio a mi trabajo diario?

Las tareas que se realizan actualmente en NAV* y Visual*, etc., se trasladarán a SAP. Algunas tareas en papel también se trasladan a SAP.

¿Seguiremos podiendo completar tareas en papel?

Los procesos que deben completarse en SAP se comunicarán claramente.

¿Ralentizará SAP la producción?

Puede haber una curva de aprendizaje inicial, pero SAP está diseñado para mejorar la eficiencia y precisión a largo plazo.

¿Qué tengo que hacer para prepararme?

Si estás en la Primera Oleada:

• Asiste a las sesiones de formación que te asignen en junio.
• Practica en entornos de formación SAP y revisa tus materiales.
• Haz preguntas: para eso está la formación.
• Contacta con tu jefe o entrenador si algo no queda claro.
• Consulta la web de Project Carmenta para actualizaciones y recursos.

Si no estás en la Oleada 1, no se requiere ninguna acción de tu parte ahora mismo.

Trabajos y Roles

¿Habrá cambios en los puestos?

Tu día de hoy puede parecer ligeramente diferente, pero tus tareas esenciales seguirán siendo las mismas.

¿Cambiará tanto mi puesto que no estaré cualificado?

No. Tus responsabilidades no cambian; SAP simplemente te ayuda a completar tareas de forma más eficiente.

¿Necesitaré nuevas credenciales de acceso?

Sí. SAP utiliza su propio sistema dedicado de inicio de sesión.

¿Y si no me siento cómodo con la tecnología?

Se proporcionará formación y apoyo continuo para garantizar que puedas trabajar con confianza en SAP.

Pruebas

¿Qué es la Prueba de Integración de Sistemas (SIT)?

El SIT es la fase en la que los equipos prueban que SAP funciona correctamente antes de la puesta en marcha. Give & Go ha completado una ronda de SIT (SIT1).

¿Qué es SIT2?

SIT2 es la segunda y más profunda ronda de pruebas de sistemas. En SIT1, los equipos confirmaron que las partes individuales de SAP funcionaban como se esperaba. SIT2 va más allá probando procesos empresariales completos que abarcan varios departamentos, ayudando a asegurar que todo funcione en conjunto como debería en operaciones reales. SIT2 también está ofreciendo a los representantes de cada departamento experiencia práctica con SAP antes de la puesta en marcha.

¿Qué es la Prueba de Aceptación del Usuario (UAT)?

UAT comienza el 12 de junio. Aquí es donde probamos SAP usando las tareas y procesos reales del trabajo diario de cada puesto. El objetivo es confirmar que SAP soporta la forma en que trabajamos específicamente en Give & Go, y que todos estamos cómodos usando el sistema antes de la puesta en marcha. Piensa en UAT como la oportunidad de la empresa para confirmar que SAP está listo.

¿Quién participa en las pruebas?

Líderes funcionales, formadores designados y expertos en la materia de cada departamento participan en SIT2 y UAT. Su trabajo es probar procesos reales, detectar cualquier problema y ayudar a asegurar que el sistema funcione para Give & Go antes de que se active.

¿Qué ocurre si se detecta un problema durante las pruebas?

Cualquier problema identificado durante las pruebas es registrado, revisado y resuelto por el equipo del proyecto y nuestros socios de implementación antes de la puesta en marcha. Por eso mismo se hacen pruebas: para detectar y solucionar problemas antes de que afecten a las operaciones reales.

Formación

¿Qué tipo de entrenamiento recibiré?

La formación puede incluir clases impartidas por instructores, e-learning, ayudas laborales y/o formación en el puesto de trabajo, dependiendo de tu puesto.

¿Cómo se está impartiendo el entrenamiento?

Estamos utilizando un enfoque de Entrenamiento al Entrenador. Formadores designados de cada departamento participan en las pruebas SIT2, donde adquieren experiencia práctica en SAP. Después, impartirán formación y apoyo a sus equipos antes de la puesta en marcha. Esto significa que aprenderás de alguien que entienda tu puesto, los procesos de tu equipo y cómo se utilizará SAP en tu trabajo diario.

¿Por qué un enfoque de Entrenamiento al Entrenador?

Este enfoque hace que la formación sea más práctica, relevante y cercana. Aprender de un compañero conocido que entiende tu trabajo marca una diferencia significativa en comparación con una sesión de formación genérica. También crea una red de formadores y Super Usuarios expertos que pueden seguir apoyando el negocio antes, durante y después del Go-Live.

¿Qué entrenamiento recibirán los participantes de la Primera Oleada?

• Navegación básica de SAP
• Formación basada en roles alineada con tus responsabilidades
• Práctica práctica en entornos de formación SAP
• Ayudas laborales y materiales de referencia
• Apoyo de formadores, Super Usuarios y el equipo del proyecto

¿Cuándo se realiza el entrenamiento?

El entrenamiento ya está en marcha y continuará durante todo junio. Si estás en la Primera Oleada y aún no te han informado de tu horario de formación, habla con tu responsable.

¿Cuándo recibiré mis credenciales de acceso a SAP?

Para la Ola 1, puede esperar recibir sus credenciales de acceso a SAP el 6 de agosto o antes. Se proporcionarán instrucciones detalladas sobre cómo iniciar sesión, acceder al sistema y configurar su página de inicio de SAP.

¿Qué es un Súper Usuario?

Los Super Usuarios son colegas de cada área funcional que han sido formados a un nivel más profundo en SAP. Tras la puesta en marcha, los Super Usuarios son las personas de referencia para recibir ayuda práctica con transacciones SAP, navegación y preguntas sobre procesos. Son tu primera línea de apoyo una vez que el sistema esté activo.

Lanzamiento en directo y corte

¿Qué es el cutover?

El cambio es el periodo en el que cambiamos de nuestros sistemas antiguos a SAP. En Uncle Wally’s, las actividades de producción y envío se detendrán el 31 de julio a las 15:00 EST mientras se llevan a cabo las actividades técnicas y operativas de cambio. El SAP Go-Live está programado para el 6 de agosto a las 6:00 de la mañana.

¿Por qué hay una pausa en las operaciones?

La pausa es necesaria para completar de forma segura la migración técnica: mover datos, validar el sistema y confirmar que todo está listo antes de que SAP entre en funcionamiento. Esta es una práctica habitual en implementaciones de grandes sistemas y se ha planificado cuidadosamente para minimizar el impacto empresarial.

¿Habrá tiempo de inactividad?

Puede haber breves periodos de inactividad durante el corte. Estos se comunicarán con antelación, teniendo en cuenta el impacto empresarial.

¿Qué apoyo habrá disponible en Go-Live?

Equipos de soporte dedicados, expertos en la materia de Give & Go y nuestros socios de implementación estarán disponibles antes, durante y después de la puesta en marcha para responder preguntas y resolver problemas rápidamente. El objetivo es asegurarse de que todos se sientan apoyados y que cualquier problema se resuelva rápidamente.

¿Se ha informado a clientes y proveedores sobre la transición?

Sí. Clientes y proveedores han sido informados del calendario de transición para que las expectativas estén alineadas y el negocio esté preparado para la puesta en marcha.

¿Qué es la Planificación de Continuidad del Negocio (BCP)?

La BCP es el proceso de preparación para cualquier interrupción que pueda ocurrir durante la transición a SAP. Los equipos de Give & Go han trabajado en planes detallados de preparación y contingencia para apoyar una transición fluida. El objetivo está en proteger la seguridad alimentaria, mantener el negocio funcionando sin problemas y asegurarse de que todos reciban apoyo en cada paso del proceso.

Preparación para Datos y Tecnología

¿Qué ocurre con los datos antes de la puesta en marcha?

El equipo de datos está trabajando estrechamente con nuestros socios de implementación para cargar y validar los datos de Give & Go en SAP. Esto incluye registros de proveedores, datos de clientes, números de materiales e información histórica. Estas actividades ayudan a garantizar que la información se transfiera con precisión, que los problemas se identifiquen a tiempo y que los equipos tengan confianza en los datos antes de que se realice la migración final.

¿Por qué importa tanto la calidad de los datos?

SAP solo es tan bueno como los datos que incluye. Si los registros son incompletos, inexactos o faltan, pueden causar problemas con los pedidos, pagos, producción e informes desde el primer día. Obtener los datos justo antes de la puesta en marcha es uno de los pasos más críticos de todo el proyecto.

¿Qué pasa con la tecnología en casa del Uncle Wally?

En Uncle Wally’s, el equipo de IT valida dispositivos, conectividad y acceso al sistema para asegurarse de que todos puedan usar SAP con éxito en su entorno laboral cotidiano. Esto incluye asegurarse de que las personas adecuadas tengan el acceso adecuado a las partes correctas de SAP antes del 6 de agosto.

¿Quién tiene acceso a SAP ahora mismo?

Los participantes en la Primera Oleada —incluidos responsables funcionales, formadores y participantes en pruebas— tienen acceso a entornos SAP que apoyan las actividades de prueba, aprendizaje y preparación de formación antes de la puesta en marcha. Se establecerá un acceso más amplio para los usuarios finales como parte de la formación y la preparación para el cambio de datos.

Apoyo y comentarios

¿A quién debo contactar si necesito ayuda?

Puedes ponerte en contacto con tu supervisor, con Change Champions del sitio o con el equipo de proyectos SAP.

¿Cómo puedo dar feedback?

Puedes dar tu opinión a través de tu sitio Change Champion o mediante el enlace de comentarios en la web de Carmenta.

¿Quiénes son los Campeones del Cambio?

Los Campeones del Cambio son compañeros Bakers que apoyan la transición. Una lista completa está disponible en la web de Carmenta o en los tablones de anuncios locales.  También puedes identificarlos con un pin de ‘Campeón del Cambio’.

APÉNDICE A – GLOSARIO DE TÉRMINOS

BCP

Planificación de la continuidad del negocio. El proceso de preparación de planes de contingencia para mantener el negocio funcionando sin problemas durante y después de la transición a SAP.

BOM

Lista de materiales. Una lista estructurada de todos los componentes, materias primas y cantidades necesarias para producir un producto terminado. Central en la planificación de producción en SAP.

CIA

Evaluación de Impacto del Cambio. Un análisis estructurado de cómo los cambios de SAP afectarán a roles, procesos y equipos específicos en toda la empresa.

Corte

El periodo en que el negocio cambia de sistemas antiguos a SAP. Durante el turnover, los datos se migran, el sistema se valida y las operaciones pasan a la nueva plataforma.

DMC

Gestión y control de la demanda. El flujo de trabajo cubre la planificación de la demanda y la gestión de previsiones dentro de la implementación de SAP.

EWM

Gestión extendida de almacén. El módulo SAP que gestiona las operaciones avanzadas de almacén, incluyendo la gestión de contenedores, recogida, empaquetado y seguimiento de inventario en tiempo real.

En directo

La fecha en que SAP se convierte en el sistema activo de registro y el negocio comienza a trabajar en SAP para operaciones reales.

IBP

Planificación Empresarial Integrada. La plataforma de planificación de SAP sustituyó a Anaplan para la planificación de la demanda, previsión y planificación de la cadena de suministro.

IPD

Desarrollo integrado de producto. El módulo SAP cubre la formulación de recetas, la gestión de especificaciones y los procesos de desarrollo de productos.

ITS

Servicios de Tecnología de la Información. El equipo interno de TI de Give & Go es responsable de la configuración de dispositivos, el acceso al sistema y la preparación tecnológica.

ODM

Gobernanza de Datos Maestros. La solución de SAP para mantener la calidad y consistencia de datos maestros como registros de proveedores, números de materiales y datos de clientes.

MRP

Planificación de Requisitos de Materiales. El proceso automatizado de planificación de SAP que calcula las necesidades de materiales y impulsa la producción y las órdenes de compra basándose en datos de demanda e inventario.

OCM

Gestión del Cambio Organizacional. El enfoque estructurado para gestionar el lado de personas en la transición de SAP es comunicación, formación, compromiso y preparación.

P2P

Comprar para pagar. El proceso empresarial de extremo a extremo, desde la solicitud de compra hasta el pago a un proveedor. Cubre compras, recibos de mercancías y financiación.

pMRP

MRP predictivo. Una herramienta avanzada de planificación SAP que detecta de forma proactiva posibles escasez de suministros antes de que se conviertan en problemas.

SAC

SAP Analytics Cloud. La plataforma de SAP para paneles, planificación financiera e informes de inteligencia empresarial.

SIT

Pruebas de integración del sistema. La fase en la que los equipos prueban que los procesos SAP individuales y los flujos de trabajo entre departamentos funcionan correctamente antes de la puesta en marcha.

SIT2

La segunda y más profunda ronda de Pruebas de Integración de Sistemas se centró en probar procesos empresariales completos de extremo a extremo que abarcan múltiples departamentos.

SPOC

Punto único de contacto. Un enlace designado entre el equipo del proyecto y un departamento o sitio específico.

Usuario Superior

Un compañero se formó a un nivel más profundo en SAP dentro de su área funcional. Los Super Usuarios ofrecen soporte práctico a sus equipos durante y después de la puesta en marcha.

UAT

Pruebas de aceptación del usuario. Pruebas realizadas utilizando tareas reales del día a día para confirmar que SAP soporta el funcionamiento de Give & Go antes de la puesta en marcha.

Wave

Una fase del despliegue de SAP. La implementación de Give & Go está dividida en cuatro oleadas, cada una cubriendo una parte diferente del negocio.